Inicialmente nosso programa foi chamado de Círculos de Controle de Qualidade (CCQ). A metodologia foi criada em 1962 no Japão pelo Engenheiro Químico Kaoru Ishikawa como um método que tem como objetivo identificar as possíveis melhorias que podem ser aplicadas dentro da organização, seja para reduzir os custos, aumentar a produtividade, diminuir a quantidade de falhas no processo, resolver problemas, melhorar o ambiente organizacional ou qualidade de vida e até mesmo para consolidar a cultura organizacional da empresa.

 

Este método envolve grupos de profissionais da organização que se reúnem em time de 3 à 6 pessoas para juntos proporem soluções de melhoria ou para resoluções de problemas de qualidade, do processo ou do produto.

 

O QUE É DISCUTIDO?

 

Os membros das equipes se reúnem mensalmente para identificar e tratar os problemas e melhorias a serem realizadas no seu ambiente de trabalho.

 

O trabalho e importância do PIM nunca tem fim, pois depois de encontrar os erros, e solucioná-los, é necessário manter o controle dos processos para que esses erros não voltem a acontecer.

 

COMO IMPLANTAR

 

No geral, a implantação desse modelo de sucesso é bastante simples. E por ser simples é que é genial. No entanto, o que acontece é que todos iniciam com muita vontade e motivação, mas a manutenção dos grupos requer muita disciplina e certa dose de registro das atividades desempenhadas.

 

Para implementar o PIM na sua empresa, pode-se seguir os passos abaixo:

 

Primeiramente, é preciso explicar o conceito para todos os profissionais. Depois disto feito, é hora de abrir as inscrições internas para que os colaboradores possam se inscrever, mas nada impede de os membros serem convidados para compor grupos do PIM. A essência do PIM é a participação voluntária.

 

Esses grupos devem ser montados em equipe de 3 à 6 pessoas no máximo, pois já foi analisado e grupos com mais de 6 pessoas perde eficiência. É possível fazer times menores ou maiores, mas numa equipe de duas pessoas, por exemplo, dificilmente surgirão ideias diferentes para promover discussões sobre o tema, já com mais de oito participantes, é mais difícil chegar a um consenso, e o grupo pode perder o foco mais facilmente.

 

Incentivar todos a participarem dos grupos é muito importante, mas nunca forçar os colaboradores a ingressarem nos grupos do PIM, porque isso será um passo para o fracasso uma vez que, ao forçar as pessoas, você montará os grupos com profissionais desmotivados e isso não vai gerar engajamento.

 

Formação dos grupos

 

Não há restrição de setores ou áreas para compor o mesmo grupo, podem ser pessoas de um mesmo local de trabalho ou não. Inclusive é mais interessante se forem grupos multidisciplinares, pois vai gerar mais discussão e mais conhecimento será agregado aos participantes do grupo. 

 

Papéis e responsabilidades dos integrantes

 

Cada grupo deve possuir pelo menos 3 papéis bem claros e definidos: líder, secretário e membros. Essa divisão faz com que o grupo tenha uma eficiência maior e que cada um tenha uma responsabilidade.

 

• Membros: estudar, pesquisar e discutir os temas abordados na reunião.

• Secretário: além da função de membro, também é responsável por registrar as atas e arquivar as informações. 

• Líder: além da função de membro, é ele quem conduz a reunião, promovendo sempre a motivação dos membros da equipe para que participem e se mantenham focados no tema da reunião.

 

Aqui é importante uma nota esclarecendo que mesmo com essa divisão de papéis dentro do grupo, não há uma hierarquia. Todos têm o mesmo grau de importância na hora de se pronunciar, opinar e sugerir ideias.

 

Frequência de horários das Reuniões

 

Os grupos devem se reunir no mínimo uma vez por mês, durante no máximo uma hora, e no horário de trabalho. Caso desejar fazer mais de 1 reunião por mês, sugere-se que seja feita em horários extraordinários.

 

As reuniões podem ser realizadas na própria empresa, porém em um local adequado com condições para que as pessoas possam se comunicar e expor as ideias. 

 

Agora vou explicar como deve funcionar no dia a dia a dinâmica das Reuniões.

 

1 - ESCOLHA DO PROBLEMA

 

Para auxiliar na escolha do problema ou melhoria a ser trabalhada, existem algumas ferramentas que podem ajudar. Por exemplo: Brainstorming para gerar o maior número de ideias possível, pode-se utilizar a Matriz de Prioridade RAB (Rapidez, Autonomia, Benefício) ou a Matriz GUT (Gravidade, Urgência e Tendência), que funcionam como um filtro. Outra ferramenta interessante é o Diagrama de Pareto ou regra 80/20, que auxilia na identificação das principais causas do problema.

 

2 - ANÁLISE DE CAUSAS E PLANO DE AÇÃO

 

É hora de montar o plano de ação. Para essa etapa, sugiro utilizar ferramentas como o Diagrama de Ishikawa ou “Espinha de peixe”, para analisar as causas e definir o melhor plano de ação para ser mais efetivo.

 

Depois de identificado as causas, é hora de montar o plano de ação. Uma ferramenta que gosto muito é a consagrada metodologia 5W2H que representa sete palavras do inglês:

 

5 W: 

What – O que será feito?

Why – Por que será feito?

Where – Onde será feito?

When – Quando será feito?

Who – Por quem será feito?

 

2 H: 

How – Como será feito?

How much – Quanto vai custar?

 

3 - APRESENTAÇÃO

 

Essa é a etapa em que se elabora uma apresentação da solução e os resultados que se espera obter com o plano de ação ou projeto. 

 

Uma boa apresentação mostra que o grupo passou por todo o processo de escolha do problema, identificação das causas, definição do o plano de ação e quais os resultados são esperados. Caso o projeto seja grande e com altos investimentos, pode ser necessário mais de 1 reunião de apresentação. O desenvolvimento deve ser conduzido com o suporte do líder imediato e a apresentação assistida pelos responsáveis pela avaliação do projeto.

 

4 - IMPLEMENTAÇÃO DA SOLUÇÃO

 

Depois de aprovado o projeto, é hora de colocar o plano de ação em prática e medir os resultados conquistados. É importante que, durante todo esse processo, seja coletado dados para analisar se o resultado esperado foi realmente atingido.

 

Caso a solução não tenha tido o resultado esperado, é preciso rever o que aconteceu e por que não foi atingido o objetivo. Uma opção é voltar à reunião do PIM para que seja feita uma reanálise do problema e sugeridas novas soluções.

 

CONCLUSÃO

 

O PIM é um programa muito simples de compreensão, ele promove uma cultura de inovação e intraempreendedorismo nas empresas. Além disso, os profissionais que participam do PIM têm a oportunidade de apresentar suas ideias, serem mais vistos por toda a gestão da organização e podem alcançar maiores níveis de conhecimento e evolução profissional ao longo das suas vidas. 

 

Já pelo lado da empresa, há o benefício de aumento de produtividade, melhoria da qualidade do ambiente de trabalho, ganho de eficiência e crescimento do capital intelectual coletivo. 

 

Espero que tenham gostado da leitura.

 

Abraços,

Filipe R. Colombo